Penanganan Obat Return dan Retur ke Supplier

Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus diikuti dalam menangani obat kembalian dari pasien maupun retur obat ke supplier. Pastikan seluruh personel yang terlibat memahami dan mengikuti prosedur ini dengan seksama.

I. Penanganan Obat Return dari Pasien

Ketika menerima obat kembalian dari pasien, ikuti langkah-langkah berikut untuk memastikan penanganan yang tepat:

1. Penerimaan dan Dokumentasi:
a. Terima obat kembalian dari pasien dengan sopan dan profesional.
b. Tanyakan alasan pengembalian obat dengan seksama.
c. Catat data obat kembalian pada formulir "Formulir Obat Return Pasien," yang meliputi:
Nama pasien
Tanggal penerimaan
Nama obat
Jumlah obat
Nomor batch (jika ada)
Alasan pengembalian
Nama petugas yang menerima.

2. Pemeriksaan Kondisi Obat:
a. Periksa kondisi fisik obat kembalian. Perhatikan apakah obat masih dalam kemasan asli, tidak rusak, tidak kadaluarsa, dan disimpan dengan benar (jika memungkinkan diketahui).
b. Pisahkan obat yang rusak, kadaluarsa, atau dicurigai palsu dari obat yang masih layak.

3. Penentuan Tindak Lanjut:
a. Jika obat kembalian masih layak dan alasan pengembalian valid (misalnya, kesalahan pemberian obat), konsultasikan dengan apoteker untuk menentukan tindak lanjut. Tindak lanjut dapat berupa:
Pengembalian dana (jika disetujui manajemen).
Penggantian dengan obat yang benar.
b. Jika obat kembalian tidak layak (rusak, kadaluarsa, atau dicurigai palsu), pisahkan dan beri label "OBAT TIDAK LAYAK - JANGAN DIGUNAKAN."
c. Simpan "Formulir Obat Return Pasien" bersama dengan obat kembalian.

4. Pemusnahan Obat Tidak Layak:
a. Obat yang tidak layak dimusnahkan sesuai dengan prosedur pemusnahan obat yang berlaku (SOP Pemusnahan Obat). Catat proses pemusnahan pada "Formulir Pemusnahan Obat".
b. Pastikan pemusnahan dilakukan dengan aman dan tidak mencemari lingkungan.

II. Retur Obat ke Supplier

Proses retur obat ke supplier dilakukan apabila terdapat obat yang rusak, kadaluarsa, atau karena alasan lain sesuai perjanjian dengan supplier.

1. Identifikasi Obat yang Akan Diretur:
a. Lakukan inventarisasi secara berkala untuk mengidentifikasi obat yang sudah mendekati kadaluarsa atau mengalami kerusakan.
b. Catat semua obat yang akan diretur pada "Formulir Retur Obat ke Supplier", yang meliputi:
Nama obat
Nomor batch
Tanggal kadaluarsa
Jumlah obat
Alasan retur
Nama supplier.

2. Konfirmasi dengan Supplier:
a. Hubungi supplier untuk mengkonfirmasi kebijakan retur obat mereka.
b. Dapatkan persetujuan retur dari supplier dan instruksi mengenai pengiriman obat.
c. Catat nama petugas supplier yang menyetujui retur dan tanggal persetujuan pada "Formulir Retur Obat ke Supplier."

3. Pengemasan dan Pengiriman:
a. Kemas obat yang akan diretur dengan aman dan sesuai dengan instruksi supplier. Pastikan kemasan melindungi obat selama pengiriman.
b. Sertakan "Formulir Retur Obat ke Supplier" sebagai dokumen pendukung.
c. Kirim obat ke supplier sesuai dengan instruksi yang diberikan. Simpan bukti pengiriman.

4. Pencatatan dan Tindak Lanjut:
a. Catat tanggal pengiriman dan nomor resi pengiriman pada "Formulir Retur Obat ke Supplier."
b. Lakukan follow-up dengan supplier untuk memastikan obat telah diterima dan proses penggantian atau kredit telah disetujui.
c. Arsipkan "Formulir Retur Obat ke Supplier" beserta bukti pengiriman dan dokumen terkait lainnya.