Pengadaan Obat

Prosedur pengadaan obat merupakan rangkaian kegiatan yang harus diikuti secara sistematis untuk memastikan ketersediaan obat yang dibutuhkan. Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan:

1. Perencanaan Kebutuhan Obat:
Sebelum melakukan pemesanan obat, perlu dilakukan perencanaan yang matang berdasarkan data konsumsi obat periode sebelumnya, perubahan pola penyakit, dan perkembangan formularium.
a. Analisis data penggunaan obat: Lakukan evaluasi terhadap data penggunaan obat dari periode sebelumnya (misalnya, 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun) untuk mengidentifikasi obat-obat yang paling sering digunakan.
b. Perkiraan kebutuhan obat: Berdasarkan data penggunaan obat dan proyeksi kebutuhan pasien, tentukan jumlah obat yang perlu diadakan untuk periode mendatang. Pertimbangkan faktor-faktor seperti musim penyakit, program kesehatan yang sedang berjalan, dan perubahan demografi pasien.
c. Penyesuaian dengan formularium: Pastikan obat-obat yang akan diadakan sesuai dengan formularium yang berlaku di fasilitas kesehatan. Jika terdapat kebutuhan obat di luar formularium, perlu dilakukan justifikasi dan persetujuan dari komite farmasi dan terapi.

2. Pemilihan Pemasok Obat:
Pemilihan pemasok obat harus dilakukan secara cermat dan berdasarkan kriteria yang jelas, seperti reputasi, kualitas obat, harga, dan layanan purna jual.
a. Identifikasi pemasok potensial: Lakukan identifikasi terhadap pemasok obat yang memenuhi syarat dan memiliki reputasi baik. Pertimbangkan pemasok yang memiliki sertifikasi ISO atau standar kualitas lainnya.
b. Evaluasi pemasok: Lakukan evaluasi terhadap pemasok potensial berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Minta penawaran harga dari beberapa pemasok untuk mendapatkan harga yang kompetitif.
c. Penetapan pemasok: Pilih pemasok yang memenuhi kriteria dan menawarkan harga yang paling menguntungkan. Pastikan pemasok memiliki izin usaha yang valid dan memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan obat secara berkelanjutan.

3. Pemesanan Obat:
Setelah pemasok dipilih, langkah selanjutnya adalah melakukan pemesanan obat. Pemesanan harus dilakukan secara tertulis dan mencakup informasi yang lengkap dan akurat.
a. Penyusunan surat pesanan: Susun surat pesanan yang mencantumkan nama obat, bentuk sediaan, kekuatan, jumlah, dan harga. Pastikan surat pesanan ditandatangani oleh petugas yang berwenang.
b. Pengiriman surat pesanan: Kirimkan surat pesanan kepada pemasok melalui saluran yang aman dan terpercaya. Simpan salinan surat pesanan sebagai arsip.
c. Konfirmasi pesanan: Setelah surat pesanan diterima oleh pemasok, pastikan untuk melakukan konfirmasi pesanan untuk memastikan bahwa pesanan telah diproses dengan benar.

4. Penerimaan dan Pemeriksaan Obat:
Saat obat tiba, lakukan pemeriksaan terhadap kondisi fisik, jumlah, dan tanggal kedaluwarsa obat. Catat semua informasi yang relevan dalam buku penerimaan.
a. Pemeriksaan fisik: Periksa kondisi fisik obat, seperti kemasan, warna, dan bau. Pastikan obat tidak rusak atau terkontaminasi.
b. Pemeriksaan jumlah: Cocokkan jumlah obat yang diterima dengan surat pesanan. Jika terdapat selisih, segera laporkan kepada pemasok.
c. Pemeriksaan tanggal kedaluwarsa: Periksa tanggal kedaluwarsa obat. Pastikan obat memiliki tanggal kedaluwarsa yang cukup lama untuk digunakan sebelum masa kedaluwarsa berakhir.

5. Penyimpanan Obat:
Simpan obat sesuai dengan persyaratan penyimpanan yang tercantum pada kemasan obat. Pastikan suhu, kelembaban, dan pencahayaan sesuai dengan rekomendasi.
a. Pengaturan ruang penyimpanan: Atur ruang penyimpanan obat agar mudah diakses dan dipantau. Kelompokkan obat berdasarkan bentuk sediaan, farmakologi, atau alfabet.
b. Pengaturan suhu dan kelembaban: Monitor suhu dan kelembaban ruang penyimpanan secara teratur. Gunakan alat pengukur yang terkalibrasi.
c. Penyimpanan obat khusus: Simpan obat-obat khusus, seperti narkotika dan psikotropika, di tempat yang terkunci dan hanya dapat diakses oleh petugas yang berwenang.

6. Pendistribusian Obat:
Distribusi obat harus dilakukan secara efisien dan tepat waktu untuk memastikan obat sampai ke pasien yang membutuhkan.
a. Verifikasi permintaan obat: Verifikasi permintaan obat dari dokter atau tenaga kesehatan lainnya. Pastikan permintaan obat sesuai dengan kebutuhan pasien dan formularium yang berlaku.
b. Penyiapan obat: Siapkan obat sesuai dengan permintaan. Periksa kembali nama obat, bentuk sediaan, kekuatan, dan jumlah sebelum menyerahkan obat kepada pasien.
c. Pencatatan pendistribusian: Catat semua informasi terkait pendistribusian obat, seperti nama pasien, tanggal pendistribusian, nama obat, jumlah, dan identitas petugas yang mendistribusikan obat.

7. Pemantauan dan Evaluasi:
Lakukan pemantauan terhadap proses pengadaan obat secara berkala untuk mengidentifikasi masalah dan melakukan perbaikan. Evaluasi efektivitas SOP secara periodik dan lakukan penyesuaian jika diperlukan.
a. Pemantauan persediaan obat: Pantau persediaan obat secara teratur untuk menghindari kekosongan obat atau penumpukan obat.
b. Evaluasi kinerja pemasok: Evaluasi kinerja pemasok berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Berikan umpan balik kepada pemasok mengenai kualitas obat, ketepatan waktu pengiriman, dan layanan purna jual.
c. Evaluasi SOP: Evaluasi SOP secara periodik untuk memastikan bahwa SOP masih relevan dan efektif. Lakukan penyesuaian SOP jika diperlukan berdasarkan hasil evaluasi.